Когда с почты отправляют письма. Почему худший день в неделе — лучшее время для email рассылок

Забудьте о рассылках в понедельник, пятницу и выходные; не вздумайте отправлять письма вечером или, того хуже, ночью - такое заключение дают в большинстве исследований по теме. А так ли это? Давайте разбираться вместе.

Лучший день месяца для рассылки

У каждого бренда индивидуальный график рассылок. Новостные рассылки попадают в инбокс получателя два-три раза в месяц, а интернет-магазины отправляют по два письма в неделю и составляют . Но бывают в месяце дни, когда пропускать рассылки не стоит.

Что до переходов, то показатель зашкаливает в 4-й, 13-й и 21-й день месяца.

Какой день недели выбрать для рассылок

Разделите базу и отправляйте рассылки в разные дни недели и время дня. Тестируйте разработанные гипотезы по отдельности и не останавливайтесь после первого А/В теста. Чтобы собрать достаточно данных, может потребоваться до трех месяцев, но результат того стоит. По статистике , после тестирования дня и времени отправки открытия вырастают на 9,3%, а клики по ссылкам - на 22,6%.

Так какой же все-таки ответ?

Экспериментируйте. Тестируйте. Анализируйте.

Повторите действия нужное количество раз и получите эффективное время отправки для своей рассылки.

А вам известна тайна лучшего дня для отправки писем? Во всяком случае, когда дойдет до дела, от этого будет зависеть успех вашей кампании. А секрет довольно прост — в центре внимания снова оказался не кто иной, как клиент. Именно от аудитории надо отталкиваться при выборе оптимального момента для начала реализации вашей рекламной стратегии.

Как это сделать? В интернете доступны результаты множества исследований, проведенных как опытными маркетологами, так и отдельными компаниями. Не нужно тратить время на самостоятельный поиск ответа, потому что уже собрал и проанализировал для вас всю доступную информацию касающуюся этого вопроса.

В какой день я должен отправлять рассылку по e-mail?

Какой день в неделе наиболее тяжелый для вас? Если это вторник, то вы не одиноки. Миф об «адском понедельнике» давно развенчан, так как исследования показали, что именно вторник получил лавры худшего дня. Якобы в понедельник мы еще находимся под влиянием удовольствия от выходных, а во вторник приходится «встретится лицом к лицу с жестокой реальностью».

Тем не менее он может стать лучшим моментом для рассылки писем. Согласно результатам опроса GetResponse, больше 17% людей планируют рассылки по e-mail именно на вторник.

На фоне будних дней вторник имеет наибольший рейтинг открытий – 18%. Интересно, что в итоге суббота с ее самым высоким показателем в 18.3% должна была стать «победителем». Но принимая во внимание небольшой субботний объем рассылок, вторник заслужено получает свое почетное первое место.

Если — высокий уровень кликов, подписка клиентов на вебинар или опрос, то целесообразнее будет организовать отправку в пятницу, субботу или воскресенье. Почему? Да потому, что наиболее высокие показатели open rate бывают именно в выходные: наплыв писем уменьшается, и адресаты наконец-то могут спокойно прочитать сообщения в своем почтовом ящике.

Вот, к примеру, итоги рассылки, которая была рассчитана лишь на краткое ознакомление: в канун Нового года (это был вторник) Customer.io отправили получателям годовой отчет своей работы. Результаты превзошли ожидания — рейтинг открытий (41.9%) и кликабельность (21.5%) ничем не уступал всем предыдущим дням. Этим мы пытаемся сказать, что если у вас интересный контент, то не столь важно время его отправки.

Желаете, чтобы ваше письмо открыли? Делайте рассылку писем днем!

Да, большинство людей, пытаясь начать свой день с продуктивной нотки, по утрам читают свою почту. Но множество, по их мнению, «не нужной» информации, просто пропускается или архивируется. Весьма вероятно, что под этот прессинг может попасть и ваше уведомление. Не важно насколько полезным оно было, ведь из-за утреннего стресса и спешки человек может банально не заметить его. Это весомое доказательство в пользу рассылок в обеденное и вечернее время.

Желаете, чтобы человек ответил? Отправляйте массовую рассылку вечером!

Информационный сервис Experian опубликовал результаты глобального опроса клиентов насчет лучшего времени для рассылки. Они выяснили, что в то время, пока большинство делает рассылку в период с 8:00 до 12:00, наивысшая вовлеченность наблюдается с 20:00 до 24:00.

Представьте, на работе все ваше время уходит на выполнение заданий руководства, после – вы возвращаетесь домой и готовите ужин, и лишь перед сном появляется возможность спокойно проверить электронную почту. Поэтому, именно вечером получатели желают читать ваши новости и предложения.

Большинство писем открывают в течение часа после получения

Исследование GetResponse показало, что наивысшие шансы на открытие письмо имеет в течении первого часа после отправки. В течении следующих 4х часов рейтинг падает ниже 5%. После 24 часов шансы, что ваше письмо откроют равняются 1% рейтинга. Исходя из этих цифр, час-пик - это вечер, момент, когда люди расслабляются и свободно могут посвятить себя чтению.

Выстраиваете идеальную стратегию? Прежде узнайте ближе свою аудиторию

Стратегия - это хорошо, но она не сработает, если вы не учитываете интересы и возможности подписчиков. На кого вы рассчитываете, создавая очередную массовую рассылку? Кто ваши читатели? Бизнесмены, предпочитающие проверять входящие письма во время обеда, или простые люди, которые поздно приходят домой после тяжелого рабочего дня? На какое время рассчитан контент ваших рассылок – дневное или вечернее? Синхронизируйте отправку с приблизительным расписанием дня вашей аудитории.

Время и – важнейший компонент жизненного цикла вашей рекламной рассылки. Уберите хоть одну деталь из налаженной стратегии – и в течении ближайшего времени ощутите на себе тяжкие последствия. Например, вы перестанете делать . Прежде всего вы «поплатитесь» за это вашим временем: пройдут месяцы прежде, чем вы самостоятельно определите идеальное время для отправки писем. Поэтому запускайте разные кампании с идентичным контентом в разное время, чтобы поймать «тот самый» момент. Обратите внимание на электронные письма с наибольшим количеством кликов и отправляйте последующие рассылки ориентируясь на их время.

Время чтения: 5 минут

Существует ли лучшее время рассылок, если у вас многоликая аудитория?

Не существует единственно верного «звездного часа» для отправки любых писем. Почему? Потому что приходится принимать во внимание множество факторов. Если это сработало у других, то не факт, что сработает у вас.

Идеальное время отправки – это уравнение со многими неизвестными. Чтобы понять, в какое время лучше делать рассылк у, следует учитывать различные показатели, многие из которых будут существенно отличаться у разных подписчиков:

сфера занятости подписчика: бизнес, СМИ, строительство, здравоохранение, общественные организации и т. д.;
где подписчик читает письма: дома или на работе;
возраст;
город;
уровень дохода/средний чек;
образование;
место работы и должность;
семейное положение, наличие детей;
религиозные убеждения (например, у разных религий есть разные праздники, и это влияет на открываемость писем).

Эти показатели относительно стабильны. Но есть ещё и разные жизненные ситуации, влияние времени года, настроение, погода, природные катаклизмы… Всё это лишний раз подтверждает, что нет универсального «звёздного часа» для отправки письма, который сработает сегодня, завтра, через месяц и через год.

Проведем аудит и скажем лучшее время отправки

Лучшие email-рассылки делаются так

«Волшебной таблетки» нет, но есть несколько проверенных правил. Вот они:

Не отправляйте рассылку в понедельник утром. Ящик подписчика будет переполнен, и ваше письмо может затеряться на фоне остальных.
Вероятность того, что письмо откроют, достигает максимума в течение часа после его отправки. Час спустя она снижается на 50%.
Мало кто отправляет письма на выходных, поэтому вам может повезти. Подписчик может наслаждаться заслуженным отдыхом или бегло просматривать рабочую почту, и тут в ящик упадёт ваше письмо.
Больше всего кликов по ссылкам из В2В-писем приходится на пятницу. Возможно, это связано с тем, что такие письма читаются после работы по дороге домой в пробке, или подписчик открывает их на выходных уже дома.
Лучшие результаты показывают рассылки, отправленные во вторник, среду и четверг. Это касается и В2С, и В2В.

Идеальное время дня для отправки писем:

Успех рассылки зависит не столько от понимания, когда лучше делать рассылку, сколько от тщательной разработки всех деталей письма и от того, насколько контент актуален лично для этого подписчика. Так что займитесь прежде всего делением списка адресов на группы и А/В тестированием писем.

Делите список на группы

В начале статьи мы уже упоминали, что подписчик – это не просто безликий адрес. Это человек определенной национальности, женатый или нет, работающий или безработный, и т. д. Всё это может быть основанием для деления аудитории на несколько групп. Лучшие программы рассылки, такие как платформа email маркетинга Mailigen, предоставляют возможность разбить базу на несколько групп и делать отдельные рассылки для каждой из них.

Вот еще несколько факторов, которые можно учесть:

Разделите подписчиков на В2В иВ2С и отправляйте им письма в разное время и в разные дни недели.
Убедитесь, что вы отправляете письмо на родном языке подписчика. Нет смысла отправлять письмо на русском языке подписчику из Китая.
Обратите внимание на разные часовые пояса и особенности быта в других странах (например, национальные праздники и выходные дни). При помощи Mailigen всё это можно настроить всего парой кликов, и подписчик получит рассылку в нужное вам время.

Тестируйте

Чтобы «докрутить» рассылку до идеала, хорошенько протестируйте контент. Итак, наступает время А/В тестирования . Смысл тестирования в том, что вы отправляете две версии одного и того же письма двум примерно одинаковым по составу группам подписчиков. Письма должны быть абсолютно одинаковыми, за исключением одной детали: темы, картинки, призыва к действию и т. д.

После отправки вы сравниваете результаты и выбираете версию с наилучшими показателями открываемости и кликов по ссылкам. Фишки из письма-победителя вы можете применять в следующих рассылках.

Что тестировать?

тема письма;
имя отправителя;
текст письма;
призыв к действию;
время отправки и день недели.

Если вы запомните из этой статьи всего одну мысль, то пусть это будет…

Секрет успеха в том, чтобы выяснить на практике, что работает, а что – нет. Можно ковыряться вручную, а можно автоматизировать процесс, и Mailigen готов вам помочь. У нас есть не только встроенные инструменты для деления базы на группы, но и новый сервис А/В тестирования. Так что можете сделать своим девизом слова: «Обещаю держать нос по ветру и превращать проблемы в возможности».

Эта статья о том, как самому отправить письмо по обычной почте (Почта России), максимально ускорив доставку письменной почтовой корреспонденции.

Итак, как быть уверенным, что письмо дойдет

При отправке бумажного письма в обычном почтовом конверте (в синий ящик Почты России) надо помнить, что в случае потери письма, ответственность за него почта нести не будет. Конечно, стоит отметить, что вероятность потери письма на автоматических сортировочных линиях близка к нулю. Но в случае неверного указания адреса или индекса адресата эта вероятность повышается. Чаще всего письма теряются вне зоны почтового ведомства, то есть в неисправных почтовых ящиках подъездов.
Для того, чтобы почтовое отправление гарантированно дошло Вашему получателю, существуют такие виды отправлений, как заказные и ценные письма. Стоимость отправки таких писем значительно выше. Но в этом случае каждому письму присваивается уникальный номер (РПО – Российское почтовое отправление), по которому можно отследить движение письма от отправителя до получателя по 14-значному коду на специальном сервисе Почты России. Это очень удобно и надежно.

Какие виды отправления бывают

Простым письмом называется почтовое отправление, принимаемое Почтой России к отправке без регистрации и без выдачи квитанции. В таких письмах обычно ведется частная переписка, отправляются фотографии, открытки, различного рода извещения и т.п. Обычное письмо должно весить не больше 20 г (вес 3-4 печатных листков А4 вместе с конвертом). Если письмо будет иметь больший вес, то его вернут отправителю. За каждые последующие 20 гр. веса, необходимо будет доплачивать. Если обратный адрес не будет указан, то письмо дойдет до адресата, но тот его получит только после доплаты.

Для отправки простых писем предусмотрены стандартные конверты формата С6 - 114 х 162 мм и формата евро - 110 х 220 мм. Толщина конверта - не более 5 мм. Согласно почтовым правилам, в конверте не должно быть денежных купюр, пластиковых карточек, ценных документов. Возможна пересылка нескольких фотографий.

Заказным письмом называется почтовое отправление, регистрируемое при отправке в отделениях Почты России с обязательной выдачей квитанции и присвоением уникального номера РПО. Так отправляются документы, требующие гарантированной доставки. Это бланки, квитанции, отчеты, счета.
Ценное письмо отличается от заказного тем, что отправляется с объявленной ценностью и с описью вложения в 2-х экземплярах. Одна копия вкладывается в конверт, а вторая остается на руках у отправителя. В описи вложения создается список отправляемых документов. Таким способом пересылаются дипломы, сертификаты, ценные бумаги и т.п.
Заказные и ценные письма вручается адресату с распиской о получении. Отправляются эти виды писем как в обычных конвертах, так и в больших под формат бумаги А5 и А4. Максимальный вес такой письменной корреспонденции должен быть не более 100 гр. В случае большего веса, почтовое отправление перейдет в класс бандеролей (заказных или с объявленной ценностью, соответственно).
Все регистрируемые почтовые отправления (заказные или ценные) могут пересылаться с уведомлением о вручении. В этом случае, после получения письма адресатом, Вы получите уведомление о том, что письмо было вручено. Уведомление о вручении также бывает простым или заказным.

Как ускорить доставку

Правило № 1 – обязательно указывайте почтовый индекс адресата. Все письма сортируются на автоматических линиях, где индекс считывается компьютером. При отсутствии индекса, письмо обрабатывается вручную, что занимает много времени.
Правило № 2 – простые письма желательно отправлять непосредственно в почтовом отделении, а не бросать в синий ящик на улице, где оно может пролежать до следующего дня.
Правило № 3 – отправлять письма лучше с главпочтамта (при наличии возможности), так как все отправления в любом случае сначала следуют на главный почтамт города, за исключением того, когда письмо идет внутри зоны обслуживания местного почтового отделения.
Правило № 4 – для ускорения доставки письма можно воспользоваться услугой отправления 1 класса. За счет специальной маркировки эти письма обслуживаются быстрее.
Правило № 5 – отправляйте письма через сервис Это избавит Вас от похода на почту, стояния в очередях и потери времени. Это особенно важно, учитывая, что тарифы на отправку практически такие же, как и на почте.

Как отслеживать отправления

При отправке регистрируемого письма (заказного или ценного) на руки выдается квитанция (в виде чека). В нем указан номер вида: 1626002201115 5 , где 162600 - индекс почтового отделения, 22 - служебный номер, 01115 - номер квитанции, 5 - контрольное число. На странице отслеживания отправлений на сайте Почты России нужно ввести весь код без пробела, т.е. в данном примере 16260022011155 .

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача - так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание . В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru , а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые . Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое - опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции - заказные письма и бандероли . В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения . Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Обратите внимание!

Заклеивать конверт с описью вложения до отправки не нужно: оператор почтового отделения обязан удостовериться, что все документы, указанные в описи, действительно находятся в конверте.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений - 5 лет .

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант - в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Наш совет

В регламенте по отправке корреспонденции рекомендуется указать, что неправильно оформленная корреспонденция, а также письма без адреса или индекса будут возвращены исполнителю, несмотря на их срочность.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

обратный адрес отправителя;
фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты , Наклейки ).

Кстати

Кроме адреса, на конверте можно напечатать и индекс получателя, причем оформить его по правилам написания индексов. Для этого нужно установить на компьютер специальный шрифт. Его легко найти в Интернете - достаточно ввести в поисковой системе запрос «Шрифт для индекса». Файл со шрифтом имеет расширение.ttf. Скачав его, нужно перейти в папку «Мой компьютер», затем в папке «Панель управления» отыскать папку «Шрифты» и поместить в нее файл шрифта.

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате.jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Операция	Дата	Место проведения операции		Атрибут операции	Вес (кг)	Объявл. ценность (руб.)	Налож. платеж (руб.)	Адресовано
Операция	Дата	Индекс	Название ОПС	Атрибут операции	Вес (кг)	Объявл. ценность (руб.)	Налож. платеж (руб.)	Индекс	Адрес
				Единичный
Обработка				Покинуло сортировочный центр
Обработка				Прибыло в место вручения
Вручение				Вручение адресату

Кстати

Вопрос о юридической силе информации о перемещении письма довольно спорный. Она представляется исчерпывающей для организации, которая следит за своими письмами, но в качестве доказательства в суде ее могут не принять.
Гарантированную юридическую силу будет иметь переписка с «Почтой России». Нужно послать официальное письмо-запрос в почтовое отделение, приложив копию квитанции или формы 103. В ответ придет письмо на фирменном бланке «Почты России» с необходимой информацией, которое в качестве доказательства в суде не вызовет никаких вопросов.

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Наш совет

Для того чтобы не вписывать в журнал каждый раз одни и тот же текст, можно использовать сокращения, например: «Почта России» - ПР , экспресс-почта - ЭП , простое письмо - П , заказное - З , уведомление - У , опись - О и т.д.
Так же можно сократить и наименования отделов.

Пример 2

Журнал учета почтовых отправлений

Почтовая служба	Вид письма	Адресат	Индекс	Адрес	Опись содержимого	Исполнитель	Дата отправки	Номер для отслеживания	Уведомление	Примечание


		Иванов К.И.		ул. Пушкина, д. 56, кв. 43, Москва	Приглашение на выставку
		Чайная плантация, ООО		ул. Кораблестроителей, д. 454, оф. 34, г. Волгоград	Исх. № 3324-3 от 14.06.2014	Производственный отдел
		Зеркало, ООО		ул. 7-я Садовая, д. 33, г. Тольятти, Самарская обл.	Исх. № 3354-2 от 15.06.2014	Технический отдел
		Промрегионгаз, ОАО		ул. Школьная, д. 3, оф. 353-В, г. Иркутск	Исх. № 3465-6 от 17.06.2014	Юридическая служба				Возврат - получатель не явился за письмом

Заполняем графы таблицы

Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А . или Чайная плантация, ООО .
Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно - достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014 .
Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Поиск по журналу

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала - возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
снабдить ее фильтром.

Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид . Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области , а в выпадающем меню - Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

Рис. 4

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр , затем в выпавшем окошке - Фильтр (рис. 5).

Рис. 5

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки - это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку - и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

Рис. 6

Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F , чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.

Рис. 7

Регламентирование отправки документов по почте

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

«Правила отправки документов экспресс-почтой»

7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни -тдо 17:00).

7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.